Verfahrensdokumentation nach GoBD

Digitale Buchhaltungs- und Geschäftsprozesse sind in vielen Unternehmen eng miteinander verknüpft. Damit steuerlich relevante Daten auch in einer Betriebsprüfung nachvollziehbar und prüfbar bleiben, ist eine aussagefähige Verfahrensdokumentation ein wichtiger Baustein der GoBD-Compliance.

Die RWT unterstützt Unternehmen bei der Erstellung, Prüfung und Aktualisierung ihrer Verfahrensdokumentation. Dabei verbinden wir steuerliches Verständnis mit Erfahrung in IT-gestützten Geschäftsprozessen, internen Kontrollen, Systemlandschaften und Datenflüssen.

Warum eine Verfahrensdokumentation wichtig ist

Eine Verfahrensdokumentation beschreibt, wie steuerlich relevante Daten im Unternehmen erfasst, verarbeitet, gespeichert, geschützt und bereitgestellt werden. Sie macht Abläufe, Zuständigkeiten, eingesetzte Systeme und Kontrollen nachvollziehbar und schafft damit Transparenz über die relevanten Prozesse.

Gerade mit zunehmender Digitalisierung steigt die Komplexität: ERP-Systeme, Dokumentenmanagementsysteme, Kassensysteme, Webshops, Schnittstellen, E-Rechnungen und Archivierungslösungen greifen ineinander. Eine strukturierte Verfahrensdokumentation hilft, diese Zusammenhänge verständlich darzustellen und die Anforderungen an Nachvollziehbarkeit und Nachprüfbarkeit zu erfüllen.

Die Verfahrensdokumentation ermöglicht es dem Betriebsprüfer, die Struktur und die Funktionsweise dieser Systeme zu verstehen und zu überprüfen, ob die steuerlich relevanten Daten korrekt erfasst und verarbeitet werden.

Wann Unternehmen handeln sollten

Handlungsbedarf besteht insbesondere dann, wenn steuerlich relevante Prozesse digital abgebildet werden oder sich Systeme, Abläufe und Verantwortlichkeiten verändern. Eine Überprüfung oder Neuerstellung der Verfahrensdokumentation ist unter anderem sinnvoll, wenn:

• neue ERP-, Kassen-, Archivierungs- oder Dokumentenmanagementsysteme eingeführt werden,
• bestehende Systeme abgelöst oder Schnittstellen angepasst werden,
• E-Rechnungsprozesse, digitale Belegflüsse oder Archivierungsprozesse neu aufgesetzt werden,
• eine Betriebsprüfung bevorsteht oder angekündigt wurde,
• Prozesse gewachsen sind und nicht mehr vollständig dokumentiert sind,
• Berechtigungen, Kontrollen oder Verantwortlichkeiten nicht eindeutig geregelt sind.

Was eine Verfahrensdokumentation umfasst

Die konkrete Ausgestaltung hängt von der Organisation, den eingesetzten Systemen und den steuerlich relevanten Prozessen ab. Eine Verfahrensdokumentation beschreibt den gesamten Prozess der Erfassung, Verarbeitung und Speicherung steuerlich relevanter Daten im Unternehmen. Die grundlegenden Bestandteile einer solchen Dokumentation lassen sich in vier Kategorien unterteilen:

• Allgemeine Beschreibung: Sie gibt einen Überblick über das Unternehmen, die Organisation der steuerlich relevanten Prozesse, die eingesetzten Systeme sowie die wesentlichen Zuständigkeiten. Dazu zählen insbesondere die Struktur der Buchhaltung, Verantwortlichkeiten, Prozessbeteiligte und die Einbindung der relevanten IT-Anwendungen. Auch das Interne Kontrollsystem (IKS) wird hier grundsätzlich eingeordnet: Welche Kontrollen bestehen, wer dafür verantwortlich ist und wie diese Kontrollen dokumentiert werden.
• Anwenderdokumentation: Sie beschreibt die Arbeitsabläufe aus Sicht der Mitarbeitenden, die mit den Systemen und Prozessen arbeiten. Dazu gehören Arbeitsanweisungen, Prozessschritte, Zuständigkeiten, Freigabeabläufe sowie Hinweise zur ordnungsgemäßen Erfassung, Bearbeitung und Ablage steuerlich relevanter Daten. Relevante Kontrollen wie Vier-Augen-Prinzip (4EP), dokumentierte Freigaben oder stichprobenartige Prüfungen können dabei direkt den jeweiligen Prozessschritten zugeordnet werden.
• Technische Systemdokumentation: Sie stellt dar, welche IT-Systeme, Anwendungen und Schnittstellen eingesetzt werden und wie Daten technisch verarbeitet, übertragen und gespeichert werden. Dazu gehören Berechtigungskonzepte, Datenflüsse, Schnittstellenbeschreibungen und technische Verarbeitungslogiken. Für das IKS sind hier insbesondere Zugriffsrechte, Funktionstrennung, Protokollierungen und Freigabeprozesse für Systemänderungen relevant.
• Betriebsdokumentation: Sie dokumentiert den laufenden Betrieb der Systeme und Prozesse. Dazu zählen unter anderem Datensicherung, Archivierung, Systemwartung, Protokollierung, Ausfall- und Notfallprozesse sowie Maßnahmen zur Sicherstellung der Verfügbarkeit und Integrität steuerlich relevanter Daten. Ergänzend können regelmäßige Systemüberprüfungen, Backup-Kontrollen oder definierte Eskalationswege als Teil der internen Kontrollen beschrieben werden.

Das Interne Kontrollsystem ist damit kein isolierter Bestandteil, sondern eng mit den beschriebenen Prozessen, Systemen und Verantwortlichkeiten verbunden. Entscheidend ist, dass relevante Kontrollen nicht nur bestehen, sondern auch nachvollziehbar dokumentiert und regelmäßig überprüft werden.

In vielen Unternehmen bestehen bereits Arbeitsanweisungen, Benutzerhandbücher, Prozessbeschreibungen oder technische Dokumentationen. Diese Unterlagen können häufig als Grundlage genutzt, strukturiert zusammengeführt und gezielt ergänzt werden.

Konsequenzen bei fehlender oder unvollständiger Verfahrensdokumentation

Eine fehlende, veraltete oder unvollständige Verfahrensdokumentation kann in Betriebsprüfungen zu zusätzlichen Rückfragen und erhöhtem Klärungsaufwand führen. Werden steuerlich relevante Prozesse, Datenflüsse oder Kontrollen nicht ausreichend nachvollziehbar dargestellt, kann dies die Beurteilung der Ordnungsmäßigkeit erschweren und erhebliche Folgen für das Unternehmen haben:

• Verwerfung der Buchführung: Betriebsprüfer sind in solchen Fällen berechtigt, die Buchführung zu verwerfen. In diesem Fall wird die Buchhaltung auf Basis von Schätzungen durchgeführt, was zu einer höheren Steuerlast führen kann.
• Rechtliche Konsequenzen: Das Unternehmen kann in rechtliche Auseinandersetzungen mit den Finanzbehörden geraten und empfindliche Strafzahlungen riskieren.
• Risiken durch unzureichendes IKS: Ein fehlendes oder unzureichendes Internes Kontrollsystem (IKS) kann ebenfalls schwerwiegende Konsequenzen haben, da ohne ausreichende interne Kontrollen eine ordnungsgemäße Prüfung und Sicherung der steuerlich relevanten Prozesse oft nicht möglich ist.

Eine aktuelle und auf die tatsächlichen Prozesse abgestimmte Verfahrensdokumentation unterstützt Unternehmen deshalb dabei, Abläufe transparent darzustellen, interne Kontrollen belegbar zu machen und auf Anforderungen der Finanzverwaltung besser vorbereitet zu sein.

Unsere Leistungen

Wir begleiten Sie bei der Erstellung, Prüfung und Weiterentwicklung Ihrer Verfahrensdokumentation. Unser Leistungsumfang richtet sich nach Ihrer bestehenden Dokumentationslage, Ihren Systemen und Ihren konkreten Anforderungen.

• Analyse bestehender Prozesse, Systeme und Dokumentationen
• Prüfung vorhandener Verfahrensdokumentationen auf Vollständigkeit, Aktualität und Nachvollziehbarkeit
• Erstellung und Überarbeitung GoBD-orientierter Verfahrensdokumentationen
• Dokumentation steuerlich relevanter Datenflüsse, Schnittstellen und Verantwortlichkeiten
• Aufnahme technischer System-, Betriebs- und Archivierungsprozesse
• Einbindung relevanter IT-Kontrollen, Berechtigungskonzepte, Funktionstrennung und Vier-Augen-Prinzip
• Strukturierung vorhandener Arbeitsanweisungen, Benutzerhandbücher und Prozessbeschreibungen
• Ableitung konkreter Handlungsempfehlungen bei Lücken, Unklarheiten oder Optimierungspotenzialen
• Unterstützung bei der Vorbereitung auf Betriebsprüfungen und digitale Datenzugriffe