Das neue Hinweisgeberschutzgesetz (HinSchG) tritt am 2. Juli 2023 in Kraft!
Das HinSchG regelt den Schutz von Hinweisgebern, die im Zusammenhang mit ihrer beruflichen Tätigkeit Informationen über Verstöße erlangen. Hinweisgebern soll es durch interne und externe Meldestellen ermöglicht werden, Rechtsverstöße im Unternehmen vertraulich melden zu können, ohne hierdurch Repressalien zu erleiden.
Unternehmen mit mindestens 250 Beschäftigten sowie sonstige Unternehmen, die in sensiblen Bereichen (Wertpapierdienstleistungen, Kreditwesen, Börse) tätig sind, sind ab dem 2. Juli 2023 zur Einrichtung sogenannter interner Meldestellen verpflichtet. Für Unternehmen mit 50 bis 249 Beschäftigten gilt diese Pflicht erst ab dem 17. Dezember 2023. Bei Nichteinrichtung einer internen Meldestelle droht ab dem 1. Dezember 2023 ein Bußgeld von bis zu 20.000 Euro.
Welche Rechtsverstöße können gemeldet werden?
In den sachlichen Anwendungsbereich des HinSchG fallen Verstöße gegen Strafvorschriften, Verstöße gegen bestimmte bußgeldbewehrte Vorschriften, zum Beispiel Arbeitsschutz, Gesundheitsschutz, Mindestlohngesetz, Betriebsverfassungsrecht) sowie Verstöße gegen Rechtsvorschriften aus bestimmten Bereichen, etwa Datenschutzrecht, Vergaberecht, Kartellrecht und Steuerrecht.
Wer kommt als interne Meldestelle in Betracht?
Als interne Meldestelle können sowohl eigene Mitarbeiter des Unternehmens als auch Dritte benannt werden. Hierbei ist darauf zu achten, dass die Meldestelle über entsprechende Fachkenntnisse verfügt, unabhängig ist und keinem Interessenskonflikt unterliegt. In Betracht kommen hierbei insbesondere der eigene Justiziar, der Compliance-Beauftragte oder aber der externe Anwalt des Vertrauens oder der bestellte Datenschutzbeauftragte. Die interne Meldestelle ist zur Vertraulichkeit verpflichtet. Bei Verstößen gegen das Vertraulichkeitsgebot drohen Bußgelder bis zu 50.000 Euro.
Wie muss die interne Meldestelle beschaffen sein?
Die verpflichteten Unternehmen haben sichere Meldekanäle einzurichten, die eine vertrauliche Meldung bestimmter Rechtsverstöße – entweder mündlich oder in Textform – ermöglichen. Gerade bei mittelständischen und kleineren Firmen zeichnet sich hierbei der Trend zum Einsatz digitaler Hinweisgebersysteme ab, da hierdurch eine sichere und vertrauliche Behandlung der zur Verfügung gestellten Daten gewährleistet ist und es hierfür bereits kostengünstige Lösungen gibt. Hierbei kann für mehrere Unternehmen einer Unternehmensgruppe mit jeweils bis zu 250 Mitarbeitern auch insgesamt eine interne Meldestelle eingerichtet werden.
Welche Pflichten hat die interne Meldestelle?
Zu den Aufgaben der Meldestelle gehört das Betreiben der eingerichteten internen und externen Meldekanäle und deren Kommunikation. Die Meldestelle prüft die Stichhaltigkeit der eingegangenen Meldungen. Sie kontrolliert, ob der Meldende zum meldeberechtigten Personenkreis gehört, ob der sachliche Anwendungsbereich eröffnet ist und ob eine Meldung begründet ist, also ob der Hinweis hinreichend konkret und plausibel ist. Darüber hinaus gehört zu den Aufgaben einer internen Meldestelle das Ergreifen von Folgemaßnahmen.
Gegenüber dem Hinweisgeber ist innerhalb von 7 Tagen der Eingang der Meldung zu bestätigen und innerhalb von drei Monaten ist der Hinweisgeber über geplante oder bereits ergriffene Maßnahmen zu informieren.
Müssen anonyme Meldungen möglich sein?
Weder interne noch externe Meldestellen müssen so ausgestaltet sein, dass sie anonyme Meldungen ermöglichen. Sofern ein Unternehmen jedoch eine Zertifizierung nach ISO 37301 (Compliance-Management-System) oder ISO 37001 (Anti-Korruptionsmanagementsystem) anstrebt, muss das Hinweisgeberverfahren die Bearbeitung anonymer Hinweis ermöglichen.
Schutzmaßnahmen nach dem HinSchG
Das HinSchG schützt vor Repressalien. Der Schutz setzt zunächst voraus, dass die Meldung an eine interne oder eine externe Stelle (dies sind von Behörden auf Bundes-, Landes- oder EU-Ebene eingerichtete Stellen) erstattet oder in eng begrenzten Fällen gegenüber der Öffentlichkeit (Presse, Social Media usw.) offenbart wird. Darüber hinaus muss die Information zutreffend sein oder der Hinweisgeber muss dies zumindest angenommen haben. Bloße Verdachtsmeldungen sind nicht zulässig.
Sanktionen nach dem HinSchG
Für Verstöße gegen das HinSchG drohen Bußgelder bis zu 50.000 Euro, in besonders schweren Fällen bis zu 500.000 Euro. Zudem stehen einem Hinweisgeber bei Repressalien Schadensersatzansprüche zu.
Bei vorsätzlichen oder grob fahrlässigen Falschmeldungen ist die hinweisgebende Person zum Schadensersatz verpflichtet.
Unser Angebot als interne Meldestelle
Wir bieten die Leistung einer internen Meldestelle mit digitalem Hinweisgebersystem an, das auch anonyme Meldungen ermöglicht. Durch die Auslagerung an einen qualifizierten Dritten wie die RWT entsteht eine Haftungsverlagerung. Vertraulichkeitspflichten und Rückmeldefristen werden so besser eingehalten und eine qualifizierte Bearbeitung der Meldungen ist gewährleistet. Zudem können Interessenskollisionen vermieden oder verringert werden.
Es empfiehlt sich eine rasche Umsetzung der gesetzlichen Vorgaben, bei denen auch (kollektiv-)arbeitsrechtliche und datenschutzrechtliche Belange zu berücksichtigen sind.
Sprechen Sie uns gerne hierzu an.
Ausgabe 07/2023
