Whistleblowing: Das neue Hinweisgeberschutzgesetz (HinSchG) ist da!
Unternehmen sollten jetzt handeln. Am 16. Dezember 2022 hat der Bundestag das neue Hinweisgeberschutzgesetz (HinSchG) verabschiedet. Im nächsten Schritt muss es nun durch den Bundesrat und könnte dann im Mai 2023 in Deutschland in Kraft treten. Dann sind alle Unternehmen ab 250 Mitarbeitenden verpflichtet, einen anonymisierbaren Meldekanal einzurichten. Unternehmen zwischen 50 und 250 Mitarbeitenden haben bis zum 17. Dezember 2023 Zeit. Viele – auch mittelständische – Unternehmen haben bereits jetzt mit der Umsetzung begonnen, um die Meldung des Whistleblowers über externe Meldekanäle zu vermeiden.
Das HinSchG soll Anreize schaffen, Rechtsverstöße möglichst intern im eigenen Unternehmen zu melden und verpflichtet öffentliche und private Organisationen entsprechend dazu, sichere interne Kanäle für die Meldung von Missständen einzurichten.
Welche Unternehmen müssen interne Meldekanäle einrichten?
Unternehmen ab 50 Mitarbeitern müssen sichere interne Meldestellen einrichten und Prozesse schaffen, die eine Meldung für Hinweisgeber ermöglichen und die gesetzeskonforme und fristgerechte Bearbeitung von Meldungen sicherstellen. Hinweisgeber sollen besser geschützt und Unternehmen soll geholfen werden, interne Verstöße schnell und frühzeitig aufzudecken und zu beheben.
Für Unternehmen ab 250 Mitarbeitern ist dies innerhalb von drei Monaten ab Verkündung des HinSchG umzusetzen. Für Unternehmen mit bis zu 250 Mitarbeitern ist die Umsetzungsfrist der 17. Dezember 2023.
Wer kommt als interne Meldestelle in Betracht?
Als interne Meldestelle können sowohl eigene Mitarbeiter des Unternehmens als auch Dritte benannt werden. Hierbei ist darauf zu achten, dass die Meldestelle über entsprechende juristische Fachkenntnisse verfügt, unabhängig ist und keinem Interessenskonflikt unterliegt. In Betracht kommen hierbei insbesondere der eigene Justiziar, der Compliance-Beauftragte oder aber der externe Anwalt des Vertrauens oder der bestellte Datenschutzbeauftragte. Weiterhin ist die interne Meldestelle zur Vertraulichkeit verpflichtet. Bei Verstößen gegen das Vertraulichkeitsgebot drohen Bußgelder bis zu 100.000 Euro.
Die verpflichteten Unternehmen haben sichere Meldekanäle einzurichten, die eine vertrauliche und anonyme (dies wurde quasi in letzter Sekunde ergänzt) Meldung bestimmter Rechtsverstöße – entweder mündlich oder in Textform – ermöglichen.
Gerade bei mittelständischen und kleineren Firmen zeichnet sich hierbei der Trend zum Einsatz digitaler Hinweisgebersysteme ab, da hierdurch eine sichere und vertrauliche Behandlung der zur Verfügung gestellten Daten gewährleistet ist und es hierfür bereits kostengünstige Lösungen gibt. Hierbei kann für mehrere Unternehmen einer Unternehmensgruppe mit jeweils bis zu 250 Mitarbeitern auch eine einzige interne Meldestelle benannt werden.
Welche Pflichten hat die interne Meldestelle?
Zu den Aufgaben der Meldestelle gehört zum einen das Betreiben der eingerichteten Meldekanäle. Zum anderen prüft die Meldestelle die Stichhaltigkeit der eingegangenen Meldungen. Sie kontrolliert danach, ob eine Meldung begründet ist, also ob der Hinweis hinreichend konkret und plausibel ist. Darüber gehört zu den Aufgaben einer internen Meldestelle das Ergreifen von Folgemaßnahmen.
Des Weiteren ist gegenüber dem Hinweisgeber innerhalb von 7 Tagen der Eingang seiner Meldung zu bestätigen und innerhalb von drei Monaten ist der Hinweisgeber über geplante oder bereits ergriffene Maßnahmen zu informieren.
Die interne Meldestelle sollte auch anonyme Meldungen bearbeiten. Es besteht allerdings keine Verpflichtung, die Meldekanäle so zu gestalten, dass sie anonyme Meldungen ermöglichen.
Welche Verstöße können von Hinweisgebern gemeldet werden?
In den sachlichen Anwendungsbereich des HinSchG fallen Verstöße gegen Strafvorschriften, Verstöße gegen bestimmte bußgeldbewehrte Vorschriften sowie Verstöße gegen Rechtsvorschriften aus bestimmten Bereichen, etwa Datenschutzrecht, Bekämpfung der Geldwäsche, Vorgaben zur Produktsicherheit, Verbraucherschutz und Sicherheit in der Informationstechnologie.
Wer kann Hinweisgeber sein?
Der persönliche Anwendungsbereich ist weit gefasst und umfasst alle Personen, die im Zusammenhang mit ihrer beruflichen Tätigkeit Informationen über Verstöße erlangt haben. Hierzu zählen insbesondere Arbeitnehmer, Arbeitnehmer, deren Arbeitsverhältnis beendet ist, Stellenbewerber, Praktikanten, Azubis und Leiharbeitnehmer. Nach dem HinSchG müssen die internen Meldekanäle zumindest den eigenen Beschäftigten und dem Unternehmen überlassenen Leiharbeitnehmern offenstehen.
Schutzmaßnahmen nach dem HinSchG
Das HinSchG schützt vor Repressalien. Der Schutz setzt zunächst voraus, dass die Meldung an eine interne oder eine externe Stelle (dies sind von Behörden auf Bundes-; Landes- oder EU-Ebene eingerichtete Stellen) erstattet oder in eng begrenzten Fällen gegenüber der Öffentlichkeit (Presse, Social Media etc.) offenbart wird. Darüber hinaus muss die Information zutreffend sein oder der Hinweisgeber muss dies zumindest angenommen haben.
Sanktionen nach dem HinSchG
Für Verstöße gegen das HinSchG drohen Bußgelder bis zu 100.000 Euro.
Frau Dr. Thiedemann und ihr Team bieten ab dem 1. Januar 2023 die Dienstleistung der Erbringung der Aufgaben einer internen Meldestelle an. Für Rückfragen hierzu steht Ihnen Frau Dr. Thiedemann gerne persönlich, per E-Mail oder telefonisch unter 07121 489-251 zur Verfügung.
Im Webinar am 12. Januar 2023 werden der sachliche und persönliche Anwendungsbereich sowie die wesentlichen Handlungspflichten durch das HinSchG aufgezeigt und wichtige Handlungsempfehlungen mit an die Hand gegeben.
Ausgabe 1/2023
