RWT-Webinar: Update E-Rechnung 2026
Im Webinar „Update E-Rechnung 2026“ informierten die RWT-Experten Yvonne Auer und Stefan Reutin über aktuelle Entwicklungen rund um die elektronische Rechnung und deren praktische Umsetzung in Unternehmen. Im Mittelpunkt standen die gesetzlichen Anforderungen, zulässige Formate, die Validierung elektronischer Rechnungen sowie die GoBD-konforme und revisionssichere Archivierung.
Die E-Rechnung ist längst fester Bestandteil der Unternehmenspraxis. Bereits seit dem 1. Januar 2025 muss der Empfang elektronischer Rechnungen sichergestellt sein. In den kommenden Jahren folgen weitere Pflichten: Ab 2027 betrifft die Versandpflicht Unternehmen mit einem Vorjahresumsatz von mehr als 800.000 Euro, ab 2028 grundsätzlich alle inländischen B2B-Unternehmen.
Ein Schwerpunkt lag auf der Validierung von E-Rechnungen. Die RWT-Experten erläuterten, dass elektronische Rechnungen als strukturierter, maschinenlesbarer Datensatz vorliegen und den Anforderungen der europäischen Norm EN 16931 entsprechen müssen. Gängige Formate sind insbesondere XRechnung und ZUGFeRD. Dabei ist wichtig: Eine XML-Datei ist nicht automatisch eine ordnungsgemäße E-Rechnung. Unternehmen müssen technische, formale und inhaltliche Prüfungen in ihre Prozesse integrieren und Fehler nachvollziehbar dokumentieren.
Auch die Archivierung wurde ausführlich beleuchtet. Maßgeblich ist der strukturierte XML-Datensatz, nicht ein Ausdruck oder ein reines Sicht-PDF. Neben der Originaldatei sollten unter anderem Validierungsprotokolle, Freigaben, Bearbeitungshistorien und Buchungsvermerke nachvollziehbar aufbewahrt werden. Persönliche Postfächer oder einfache Ordnerstrukturen ersetzen kein revisionssicheres Archiv.
Darüber hinaus ordneten die Referenten die E-Rechnung in den europäischen Kontext ein. Mit der Initiative „VAT in the Digital Age“ entwickelt sich die elektronische Rechnung zu einem zentralen Baustein eines digital vernetzten Umsatzsteuersystems in der EU. International tätige Unternehmen sollten daher auch unterschiedliche nationale Modelle, Plattformen, Formate und Meldepflichten im Blick behalten.
Fazit des Webinars: Die Einführung der E-Rechnung umfasst weit mehr als den elektronischen Versand und Empfang. Unternehmen sollten die Übergangszeit nutzen, um ihre Prozesse – von der Validierung über Freigabe und Buchung bis hin zur revisionssicheren Archivierung – ganzheitlich und zukunftssicher aufzustellen.
