Neue EU-Vorgabe: Abgleich von Empfängernamen und IBAN bei Überweisungen

Ab dem 9. Oktober 2025 tritt eine neue gesetzliche Verpflichtung im Zahlungsverkehr in Kraft: Bei SEPA-Überweisungen müssen Banken künftig vor der Freigabe prüfen, ob der angegebene Empfängername mit der IBAN übereinstimmt. Diese sogenannte Verification of Payee (VoP) ist Teil einer EU-Verordnung und soll mehr Sicherheit im Zahlungsverkehr gewährleisten.

Mehr Schutz vor Zahlungsbetrug

Durch die neue Regelung soll das Risiko von Fehlüberweisungen und Betrugsfällen deutlich reduziert werden. Die Prüfung erfolgt nach dem Ampelprinzip:

• Grün (Match): Empfängername und IBAN stimmen überein
• Gelb (Close-Match): Geringfügige Abweichung festgestellt
• Rot (No-Match): Keine Übereinstimmung

Bei einem „Close-Match“ oder „No-Match“ erhalten Zahlende einen Hinweis und entscheiden selbst, ob die Überweisung durchgeführt oder abgebrochen wird.

Wer haftet im Problemfall?

Auch wenn künftig die Bank die Empfängerdaten überprüft, liegt die Verantwortung bei irrtümlichen Überweisungen weiterhin beim Auftraggeber, sofern dieser die Zahlung trotz Warnhinweis freigibt. Die Bank haftet nur, wenn sie fehlerhaft prüft.

Was Unternehmen jetzt vorbereiten sollten

• Einzelüberweisungen: Die Empfängerprüfung ist verpflichtend.
• Sammelüberweisungen: Unternehmen müssen sich für ein „Opt-In“ oder „Opt-Out“ entscheiden. 

Beim „Opt-In-Verfahren“ wird jede einzelne Zahlung überprüft. Ein Sammelauftrag kann nach der Prüfung des Namens nur vollständig freigegeben oder abgelehnt werden. Die Freigabe nur einzelner Zahlungen innerhalb eines Sammelauftrages ist nicht möglich.

Das „Opt-Out-Verfahren“ bietet Unternehmen die Möglichkeit, auf die Prüfung zu verzichten und die bisherigen Prozesse beizubehalten. Dies kann insbesondere dann sinnvoll sein, wenn eine hohe Anzahl an Sammelüberweisungen verarbeitet wird und der Abstimmungsaufwand minimiert werden soll. Mit dem Verzicht auf die Prüfung übernehmen Unternehmen allerdings selbst die Haftung für mögliche Fehlüberweisungen.

Wichtige Hinweise zum Opt-Out:

• Das Opt-Out gilt nicht für Privatpersonen. Hier ist die Empfängerprüfung verpflichtend.
• Für Sammeldateien mit nur einer Transaktion ist ein Opt-Out ebenfalls nicht möglich. Diese müssen immer geprüft werden.

Was Unternehmen beim Opt-Out beachten sollten:

• Abstimmung mit der Bank: Ein Opt-Out erfordert einen separaten Vertrag mit der Hausbank. Darin werden unter anderem die Haftungsregelungen für Fehlüberweisungen geregelt.
• IT-Anpassung: Die internen Systeme müssen erkennen können, wann eine VoP-Prüfung greift und wann das Opt-Out greift – insbesondere bei gemischten Zahlungsarten.

Im Unternehmen sollten bereits vor Inkrafttreten der EU-Verordnung folgende Fragen geklärt werden:

• Wie wird mit Close-Matches oder No-Matches umgegangen?
• Wie werden Sammelzahlungen mit problematischen Einträgen behandelt?
• Welche Prozesse werden mit den Ansprechpartnern der Buchhaltungsabteilung der Steuerkanzlei abgestimmt?

Jetzt Stammdaten überprüfen

Ein wesentlicher Erfolgsfaktor für einen reibungslosen Ablauf ist die korrekte Pflege von Zahlungsdaten. Unternehmen sollten:

• Lieferantenstammdaten kontrollieren – insbesondere, ob der Kontoinhabername mit dem tatsächlichen Empfängernamen übereinstimmt.
• Die eigenen Firmendaten auf Rechnungen überprüfen. Idealerweise entspricht der angegebene Kontoinhabername dem offiziellen Unternehmensnamen. Ein entsprechender Hinweis auf der Rechnung kann Fehlüberweisungen vorbeugen.

Bei Rückfragen zur konkreten Ausgestaltung der VOP-Prüfung, insbesondere zur Handhabung bei abweichenden Namensangaben, steht das jeweilige Kreditinstitut zur Verfügung, um entsprechende Auskünfte zu den bankseitigen Anforderungen und technischen Umsetzungen zu geben.

Fazit

Die neue Empfängerprüfung bringt mehr Sicherheit, erfordert aber auch sorgfältige Vorbereitung in den internen Zahlungsprozessen. Wer frühzeitig seine Stammdaten aktualisiert und klare Richtlinien für die Bearbeitung von Rückmeldungen aus der Prüfung definiert, wird von einem reibungslosen Übergang profitieren.
 

RWTkompakt Ausgabe September 2025