Kassenreform: Was geplant ist

Elektronische Kassen für weitere Betriebe und digitale Belege als Standard: Die Bundesregierung will die steuerlichen Vorgaben für Kassengeschäfte neu ordnen. Ein vollständiger Abschied vom Papierbon ist damit allerdings nicht verbunden.

Das Bundeskabinett hat am 23. September 2026 den Entwurf eines Gesetzes zur Fortentwicklung von Kassenaufzeichnungen und zur Bekämpfung von Steuerhinterziehung sowie zur weiteren Digitalisierung handels- und steuerrechtlicher Aufzeichnungen beschlossen und dem Bundesrat am 9. Oktober 2026 als Drucksache 585/26 zugeleitet. Die zentralen Änderungen sollen ab 2028 greifen; das Gesetzgebungsverfahren ist jedoch noch nicht abgeschlossen.

Wer eine elektronische Kasse benötigt

Künftig sollen Steuerpflichtige mit Gewinneinkünften (also land- und forstwirtschaftliche Betriebe, Gewerbetreibende und freiberuflich Tätige) grundsätzlich ein elektronisches Aufzeichnungssystem (Kasse mit zertifizierter technischer Sicherheitseinrichtung (TSE)) einsetzen müssen, wenn ihr maßgeblicher Gesamtumsatz im Kalenderjahr mehr als 100.000 Euro beträgt. Die geplante Regelung in § 146b AO-E knüpft an den Gesamtumsatz nach § 19 Abs. 2 Satz 1 UStG an. Kartenumsätze zählen deshalb mit; bestimmte steuerfreie Umsätze, etwa von Heilberufen oder Versicherungsvertretern, bleiben dagegen außer Ansatz. Rein private Verkäufe werden nicht erfasst.

Eine Ausnahme ist für Steuerpflichtige vorgesehen, die Barzahlungen annehmen, deren Umsatz mit Bargeld aber unter 12.000 Euro im Kalenderjahr liegt. Wer genau 12.000 Euro erreicht, fällt nicht mehr unter die Ausnahme; Kartenzahlungen zählen für diese Grenze nicht mit. 

Wichtig für bargeldlose Betriebe: Die Ausnahme greift nach der Gesetzesbegründung ausdrücklich nur, wenn auch Bargeld angenommen wird. Ein Betrieb, der ausschließlich Karten- oder Mobilzahlungen akzeptiert und mehr als 100.000 Euro umsetzt, wäre danach kassenpflichtig, obwohl der Gesetzgeber die Kassenpflicht gerade mit dem Manipulationsrisiko bei Bargeld begründet. Ob im parlamentarischen Verfahren nachgebessert wird, ist offen.

Zusätzliche Ausnahmen soll das Bundesfinanzministerium durch Rechtsverordnung mit Zustimmung des Bundesrates festlegen können. Als mögliche Bereiche nennt das Ministerium unter anderem Vertrauenskassen, die landwirtschaftliche Direktvermarktung sowie Wochen- und Jahrmärkte. In der Verordnung können auch Mitteilungspflichten für Beginn und Ende einer Ausnahme vorgesehen werden. Bislang liegt nur ein Diskussionsentwurf vor; das Verordnungsverfahren kann erst nach Abschluss des Gesetzgebungsverfahrens beginnen. Daneben soll das Finanzamt in Härtefällen entsprechend § 148 AO im Einzelfall befreien können. Ein solcher Härtefall kann etwa vorliegen, wenn die Umsätze aus der betrieblichen Tätigkeit allein unter 100.000 Euro liegen und die Grenze erst zusammen mit Einnahmen aus Vermietung und Verpachtung überschritten wird, oder wenn sie nur durch ein einmaliges Ereignis wie den Verkauf eines Betriebsgrundstücks überschritten wird. Die Befreiung ist jederzeit widerrufbar. 

Welche Anforderungen gelten sollen

Das eingesetzte Aufzeichnungssystem muss den Anforderungen des § 146a AO entsprechen, insbesondere durch eine zertifizierte technische Sicherheitseinrichtung (TSE) geschützt sein und die vorgeschriebenen Kassendaten mittels „Digitale Schnittstelle der Finanzverwaltung für Kassensysteme“ (DSFinV-K) bereitstellen können. Nach der Entwurfsbegründung kommen dafür beispielsweise Registrierkassen, komplexere Kassensysteme oder Cloud-Kassen in Betracht. 

Ist ein Betrieb kassenpflichtig, sollen nach der Begründung nicht nur Barzahlungen, sondern auch Zahlungen mit Debit- oder Kreditkarte über das elektronische Aufzeichnungssystem erfasst werden. Die Bundesregierung verfolgt damit das Ziel, unvollständige Kassenaufzeichnungen und Manipulationen leichter aufzudecken. 

Wann die Pflicht beginnt

Grundsätzlich soll die Kassenpflicht am 1. Juli des Folgejahres einsetzen, nachdem die maßgebliche Umsatzgrenze überschritten wurde. Für den erstmaligen Übergang enthält der Entwurf allerdings besondere Vorgaben. 

Wer die maßgeblichen Umsatzgrenzen bereits 2026 überschreitet, soll bei Vorliegen der weiteren Voraussetzungen ab 1. Januar 2028 ein elektronisches Aufzeichnungssystem verwenden müssen. Für einen Start zum 1. Januar 2028 kommt es damit bereits auf die Umsätze des laufenden Jahres 2026 an. Werden die Grenzen erstmals 2027 überschritten, soll die Pflicht dagegen grundsätzlich erst am 1. Juli 2028 beginnen. 

Ein späteres Unterschreiten der Grenzen beendet die Pflicht nicht sofort. Nach dem Entwurf entfällt sie erst mit Ablauf des zweiten aufeinanderfolgenden Kalenderjahres, in dem die gesetzlichen Voraussetzungen nicht mehr erfüllt sind. 

Digitale Belege als Regelfall

Bereits heute dürfen Kassenbelege mit Zustimmung des Empfängers elektronisch ausgegeben werden (§ 6 Satz 5 KassenSichV); die Zustimmung kann nach Auffassung der Finanzverwaltung formlos und auch konkludent erteilt werden. Ab 1. Januar 2028 soll daraus grundsätzlich eine Pflicht werden: Bei Geschäftsvorfällen, die unter § 146a Abs. 2 AO fallen, soll der Beleg unmittelbar im Zusammenhang mit dem jeweiligen Vorgang elektronisch in einem standardisierten Datenformat bereitgestellt werden. Die bisherige Zustimmungsregel in § 6 Satz 5 KassenSichV soll entsprechend gestrichen werden. 

Für den Übermittlungsweg sieht die Entwurfsbegründung unterschiedliche Lösungen vor. Möglich sein sollen etwa ein QR-Code auf dem Kassendisplay, ein Download-Link, NFC, E-Mail oder die Bereitstellung in einem Kundenkonto. Diese Wege erkennt die Finanzverwaltung bereits heute für den freiwilligen elektronischen Beleg an. Der Kunde muss das Angebot jedoch nicht nutzen und den digitalen Beleg nicht entgegennehmen. 

Papierquittungen bleiben weiterhin möglich: Der zivilrechtliche Anspruch nach § 368 BGB soll unberührt bleiben; einen Papierbeleg müssen Unternehmen aber nur noch auf ausdrücklichen Wunsch des Kunden ausstellen. Für Kassen mit Waagenfunktion, die zugleich die Anforderungen der EU-Richtlinie über nichtselbsttätige Waagen (2014/31/EU) erfüllen müssen, ist zudem eine Übergangsfrist bis 31. Dezember 2032 vorgesehen, während der weiterhin Papierbelege anstelle elektronischer Belege ausgegeben werden können. 

Weitere Änderungen für Kassenbetreiber

Ab 2028 soll auch der Austausch einer TSE dem zuständigen Finanzamt mitgeteilt werden müssen. Dafür ist eine Frist von einem Monat nach dem Wechsel vorgesehen. Ab 2029 soll in der Kassenmeldung zudem die Wirtschafts-Identifikationsnummer die Steuernummer ersetzen. 

Darüber hinaus plant die Bundesregierung einen eigenen Steuerstraftatbestand (§ 374a AO-E): Wer Manipulationsprogramme für elektronische Aufzeichnungssysteme gewerbsmäßig in Verkehr bringt, soll mit Freiheitsstrafe bis zu fünf Jahren oder Geldstrafe bestraft werden; auch der Versuch soll strafbar sein. Wer ein solches Programm einsetzt, soll mit Freiheitsstrafe bis zu drei Jahren oder Geldstrafe bestraft werden, auch ohne dass eine Steuerhinterziehung nachgewiesen werden muss. Strafbar soll auch das isolierte Inverkehrbringen von Manipulationsprogrammen; Taten im Ausland sollen verfolgt werden können, wenn die Programme für den deutschen Markt bestimmt sind. Die Strafvorschrift soll bereits ab dem ersten Tag des Quartals gelten, das auf die Verkündung des Gesetzes folgt,  und damit deutlich vor den zentralen Änderungen des Jahres 2028. 

• Neue Bußgeldtatbestände: Wer trotz Kassenpflicht kein elektronisches Aufzeichnungssystem mit TSE verwendet, soll mit einem Bußgeld von bis zu 25.000 Euro belegt werden können. Bußgeldbewehrt wird außerdem der fehlende Beleg – und zwar nicht erst ab 2028: Bereits ab dem ersten Tag des auf die Verkündung folgenden Quartals soll ordnungswidrig handeln, wer einen Beleg nicht oder nicht rechtzeitig zur Verfügung stellt; ab 2028 gilt das für die elektronische Belegbereitstellung, dann auch für nicht richtig bereitgestellte Belege. Bislang ist ein Verstoß gegen die Belegausgabepflicht nicht bußgeldbewehrt. Zudem sollen sich kassenpflichtige Betriebe ohne elektronisches Aufzeichnungssystem nicht mehr auf die Erleichterung von der Einzelaufzeichnungspflicht bei Barverkäufen (§ 146 Abs. 1 Satz 3 AO) berufen können.
• Mietwagen: Ab 1. Januar 2029 sollen Mietwagen sowie Fahrzeuge im gebündelten Bedarfsverkehr einen Wegstreckenzähler mit digitaler Schnittstelle zur Anbindung einer TSE einsetzen müssen und damit steuerlich Taxis gleichgestellt werden. Die bisherige Übergangsregel in § 10 KassenSichV soll dann entfallen.
• Neue Paragrafennummern: Die Kassenpflicht erhält die Nummer § 146b AO, unter der bisher die Kassen-Nachschau geregelt ist. Die Kassen-Nachschau wird zunächst zu § 146d AO und ab 1. Januar 2029 zu § 146e AO.

Was Betriebe jetzt tun sollten

• Umsätze 2026 getrennt erfassen: Wer mit offener Ladenkasse arbeitet und mehr als 100.000 Euro umsetzt, sollte Gesamt- und Barumsatz schon jetzt getrennt aufzeichnen. Diese Werte entscheiden über eine Kassenpflicht ab 1. Januar 2028.
• Bargeldlose Betriebe prüfen: Solange der Wortlaut des Entwurfs nicht angepasst ist, sollten Betriebe ohne Bargeldannahme nicht davon ausgehen, befreit zu sein.
• Kassenkauf vorbereiten, aber nicht überstürzen: Eine Neuanschaffung allein wegen des Entwurfs ist verfrüht. Steht ohnehin ein Kassenkauf an, sollte die neue Kasse die elektronische Belegbereitstellung bereits unterstützen.
• Meldepflicht beachten: Elektronische Kassen sind schon heute innerhalb eines Monats nach Anschaffung oder Außerbetriebnahme über „Mein ELSTER“ oder eine ERiC-kompatible Software zu melden. Die Meldung erfolgt je Betriebsstätte und umfasst stets alle dort eingesetzten Kassen.

Gesetzgebung noch nicht abgeschlossen

Die dargestellten Regelungen sind bislang Gegenstand eines Gesetzentwurfs und noch kein geltendes Recht. Nach dem Beratungsstand vom 22. Oktober 2026 ist die erste Lesung im Bundestag für den 6. November 2026 vorgesehen. Änderungen im weiteren Gesetzgebungsverfahren bleiben möglich.

Fundstelle zum Verfahrensstand: Deutscher Bundestag – angekündigte erste Lesung
 

RWTkompakt Ausgabe November 2026

Quellen: Gesetzentwurf der Bundesregierung: Entwurf eines Gesetzes zur Fortentwicklung von Kassenaufzeichnungen und zur Bekämpfung von Steuerhinterziehung sowie zur weiteren Digitalisierung handels- und steuerrechtlicher Aufzeichnungen, BR-Drucksache 585/26 vom 9. Oktober 2026, berichtigt durch zu Drucksache 585/26 vom 13. Oktober 2026. Seitenangaben beziehen sich auf die Drucksache; Bundesministerium der Finanzen: Digitale Kassen und das Ende der Papierbons (Zweites Kassengesetz), Mitteilung vom 23. September 2026; Deutscher Bundestag: Textarchiv 2026, KW 45 – angekündigte erste Lesung am 6. November 2026, bundestag.de/dokumente/textarchiv/2026/kw45-de-kassenaufzeichnungen-1225122 (abgerufen am 22. Oktober 2026); Kassensicherungsverordnung (KassenSichV) vom 26. September 2017, zuletzt geändert durch Art. 3 der Verordnung vom 14. Januar 2026 (BGBl. 2026 I Nr. 10); Bundesministerium der Finanzen: Neufassung des Anwendungserlasses zu § 146a AO (AEAO zu § 146a), BMF-Schreiben vom 30. Juni 2023, GZ IV D 2 - S 0316-a/20/10003 :006, anzuwenden ab 1. Januar 2024 (insbesondere Nr. 1.16, 1.19 und 2.5).