E-Rechnung: Was Unternehmen jetzt beachten sollten
Die verpflichtende E-Rechnung für bestimmte inländische B2B-Umsätze stellt Unternehmen vor neue technische und organisatorische Aufgaben. Während elektronische Rechnungen früher häufig einfach als PDF per E-Mail verschickt wurden, gelten heute deutlich strengere Vorgaben. Unternehmen müssen sich daher nicht nur mit der Erstellung, sondern auch mit dem Empfang, der Prüfung und der revisionssicheren Archivierung von E-Rechnungen befassen. Diese Themen hängen eng zusammen und sollten nicht isoliert betrachtet werden.
Zeitlich gibt der Gesetzgeber gestaffelte Fristen vor: Noch bis zum 31. Dezember 2026 dürfen alle Rechnungsaussteller weiterhin sonstige Rechnungen verwenden, beispielsweise Papierrechnungen oder mit Zustimmung des Empfängers einfache PDF-Rechnungen. Beträgt der Vorjahresumsatz des Rechnungsausstellers höchstens 800.000 Euro, verlängert sich diese Übergangsregelung grundsätzlich bis zum 31. Dezember 2027.
Unabhängig davon müssen inländische Unternehmen bereits seit dem 1. Januar 2025 E-Rechnungen empfangen können. Für den reinen Empfang kann grundsätzlich ein E-Mail-Postfach ausreichen. Für die Prüfung, die Weiterverarbeitung und die ordnungsgemäße Aufbewahrung sind jedoch regelmäßig weitergehende technische und organisatorische Maßnahmen erforderlich.
Was ist überhaupt eine E-Rechnung?
Für Umsätze, die nach dem 31. Dezember 2024 ausgeführt werden, gilt eine einfache PDF-Datei nicht mehr als E-Rechnung im umsatzsteuerlichen Sinne, selbst wenn sie alle erforderlichen Angaben enthält. Sie ist vielmehr eine sonstige Rechnung. Entscheidend ist für eine E-Rechnung stattdessen, dass die Rechnungsdaten in einem strukturierten elektronischen Format vorliegen, das eine automatisierte Verarbeitung ermöglicht. In der Praxis besonders relevant sind die Formate XRechnung und ZUGFeRD ab Version 2.0.1. Wobei Letzteres ein hybrides Format ist: Neben einer für Menschen lesbaren PDF-Ansicht enthält es einen eingebetteten strukturierten XML-Datensatz. Maßgeblich für die rechtliche Einordnung ist dabei nicht die optische Darstellung, sondern dieser strukturierte Datensatz im Hintergrund.
Validierung: Technische Prüfung als zentraler Baustein
Bei der Einführung der E-Rechnung können insbesondere in der Anfangsphase Fehler auftreten, wobei sich drei Fehlerarten unterscheiden lassen. Formatfehler betreffen die technische Struktur der Datei. Entspricht diese nicht den Vorgaben, erfüllt die Datei nicht die Anforderungen an eine E-Rechnung und es liegt lediglich eine sonstige Rechnung vor. Geschäftsregelfehler sind dagegen inhaltliche Widersprüche im Datensatz oder fehlende Pflichtangaben; eine zuverlässige Validierungssoftware kann solche Inkonsistenzen automatisiert erkennen und etwa als "Critical Error" markieren. Davon zu unterscheiden sind Inhaltsfehler, bei denen die Rechnung zwar technisch einwandfrei ist, aber inhaltlich nicht zu dem zugrunde liegenden Geschäft passt, etwa aufgrund eines falschen Leistungszeitraums.
Gerade für Rechnungsempfänger ist diese Unterscheidung praktisch relevant, da fehlende oder unzutreffende Rechnungsangaben Auswirkungen auf den Vorsteuerabzug haben können. Eine technische Validierung unterstützt die Prüfung, ersetzt jedoch weder die steuerliche Rechnungsprüfung noch die sachliche Kontrolle des zugrunde liegenden Geschäftsvorgangs.
Wie wird die E-Rechnung versandt?
Für den Versand ist kein bestimmter Übertragungsweg vorgeschrieben. In Betracht kommen etwa E-Mail, Portallösungen oder andere geeignete elektronische Wege. Entscheidend ist, dass die Echtheit der Herkunft, die Unversehrtheit des Inhalts und die Lesbarkeit gewährleistet sind und ein verlässlicher Prüfpfad zwischen Rechnung und Leistung besteht.
Aufbewahrung: Die XML-Datei muss erhalten bleiben
Die Anforderungen gehen über die Aufbewahrung einer lesbaren Kopie hinaus: Der strukturierte Teil muss zwingend so aufbewahrt werden, wie er ursprünglich empfangen wurde. Die Anforderungen an die Unveränderbarkeit richten sich dabei nach den allgemeinen GoBD-Grundsätzen. Eine ausgedruckte Papierversion oder eine bloße Visualisierung genügt hierfür nicht. Bei einer E-Rechnung ist zumindest der ursprüngliche strukturierte Datensatz unversehrt und in seiner ursprünglichen Form aufzubewahren. Bei einer XRechnung betrifft dies die empfangene XML-Datei. Bei einer ZUGFeRD-Rechnung sollte die vollständig empfangene PDF-Datei einschließlich des eingebetteten XML-Datensatzes unveränderbar im Original gespeichert werden.
Die Archivierung muss zudem den allgemeinen Anforderungen an eine ordnungsgemäße elektronische Buchführung entsprechen: Rechnungen müssen während der gesetzlichen Aufbewahrungsfrist nachvollziehbar, unverändert und jederzeit verfügbar bleiben. Eine schriftliche Verfahrensdokumentation hält den Umgang mit E-Rechnungen vom Eingang bis zur Archivierung nachvollziehbar fest. Eine solche Dokumentation beschreibt, wie eingehende E-Rechnungen erfasst, validiert, indexiert und gespeichert werden, und legt Zuständigkeiten sowie die eingesetzten Systeme fest. Sie dient nicht nur der internen Organisation, sondern im Rahmen einer Betriebsprüfung auch als Nachweis dafür, dass die Anforderungen an eine ordnungsgemäße elektronische Buchführung eingehalten wurden.
Zeit für Prozessanpassungen wird knapper
Der Zeitpunkt für die verpflichtende Ausstellung von E-Rechnungen rückt näher, und Unternehmen sollten ihre Prozesse rechtzeitig anpassen. Je früher die Umstellung erfolgt, desto leichter lassen sich Fehler im laufenden Betrieb erkennen und beheben. Gerade für mittelständische Unternehmen bietet die E-Rechnung auch Chancen: Werden Rechnungsdaten strukturiert verarbeitet, lassen sich manuelle Erfassungsarbeiten reduzieren, Prüfprozesse automatisieren und Rechnungen schneller bearbeiten. Voraussetzung dafür ist, dass die technischen Systeme und die innerbetrieblichen Abläufe aufeinander abgestimmt sind.
RWTkompakt Ausgabe September 2026
