BFH bestätigt: Prüfer dürfen steuerrelevante E-Mails anfordern

Die Finanzverwaltung ist bei einer Betriebsprüfung grundsätzlich berechtigt, vom Steuerpflichtigen sämtliche E-Mails mit steuerlichem Bezug anzufordern. So lautet eine Entscheidung des Bundesfinanzhofs.

Aufbewahrungspflicht 

§ 147 Abs. 1 der Abgabenordnung (AO) bestimmt, welche Unterlagen aufzubewahren und dem Betriebsprüfer auf Anforderung vorzulegen sind. Dazu gehören vor allem die Buchungsbelege und die Jahresabschlüsse nebst Jahresabschlussunterlagen. Aber auch die empfangenen und abgesandten Handels- und Geschäftsbriefe sind aufzubewahren und auf Anforderung vorzulegen. 

Dabei ist zu beachten, dass der Betriebsprüfer auch

• Einsicht in die gespeicherten Daten nehmen und das Datenverarbeitungssystem zur Prüfung dieser Unterlagen nutzen darf sowie
• verlangen kann, dass die Daten nach seinen Vorgaben maschinell ausgewertet zur Verfügung gestellt werden oder nach seinen Vorgaben in einem maschinell auswertbaren Format an ihn übertragen werden.

Beachten Sie: Sollten dabei Kosten entstehen, müssen diese die Steuerpflichtigen tragen.

Auch E-Mails sind aufzubewahren

Dass zu den Handels- und Geschäftsbriefen auch E-Mails zählen, hat der Bundesfinanzhof bereits vor einigen Jahren entschieden. Hintergrund dafür ist, dass die gesamte (den betrieblichen Bereich betreffende) Korrespondenz aufzubewahren ist, soweit sie sich auf die Vorbereitung, Durchführung oder Rückgängigmachung eines Handelsgeschäfts bezieht. 

Auf die Form der Korrespondenz kommt es nicht an. Auch Fernschreiben, Telegramme und E-Mails sind aufbewahrungspflichtig. Das gilt nach Ansicht des Bundesfinanzhofs jedenfalls insoweit, wie die E-Mail selbst – und nicht lediglich ihr Anhang – rechnungslegungsrelevante Informationen enthält. Sollten sich die Informationen nicht aus der E-Mail, sondern nur aus dem Anhang ergeben, dann ist zumindest der Anhang aufzubewahren.

Anforderung der E-Mail-Korrespondenz

Betriebsprüfer dürfen die Vorlage derjenigen E-Mails verlangen, die sich auf die Vorbereitung, den Abschluss und auch auf die Durchführung eines Handelsgeschäfts beziehen. Jedoch darf der Prüfer nicht den kompletten Mail-Verkehr anfordern. Er muss sich auf die rechnungslegungsrelevanten Informationen beschränken. 

Die Anforderung eines Gesamtjournals, das einerseits erst noch erstellt werden müsste und andererseits auch Informationen zu E-Mails ohne steuerlichen Bezug enthält, ist damit unzulässig. Denn es gibt keine Rechtsgrundlage zur Vorlage jedweder E-Mail-Korrespondenz. 

Fordert der Prüfer aber die komplette steuerlich relevante E-Mail-Korrespondenz an, die im Zusammenhang mit Eingangs- und Ausgangsrechnungen steht oder einen bestimmten steuerlich relevanten Sachverhalt betrifft, ist der Aufforderung zu folgen.

Beachten Sie: Es ist oft problematisch, dass die Datenbestände im E-Mail-Verkehr regelmäßig nicht so strukturiert sind, dass sich genau die E-Mails herausfiltern lassen, auf die der Prüfer ein Anrecht hat. Es obliegt daher dem Steuerpflichtigen, aus den angeforderten Mails im Rahmen des Erstqualifikationsrechts solche E-Mails herauszufiltern und dem Prüfer nicht vorzulegen, die keine Steuerrelevanz haben. 
 

RWTkompakt Ausgabe Januar 2026

Quellen: BFH, Beschluss vom 30.04.2025, Az. XI R 15/23