Anpassungsbedarf bei Verfahrensdokumentationen aufgrund Umsatzsteuersenkung

Die Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff (GoBD) fordern für jedes buchführungsrelevante IT-System, wie Rechnungswesen-, Faktura- und Kassen-Software, eine übersichtlich gegliederte Verfahrensdokumentation. Diese muss

• Inhalt, Aufbau, Ablauf und Ergebnisse des Datenverarbeitungsverfahrens enthalten,
• vollständig, schlüssig und verständlich sein sowie
• für die Dauer der Aufbewahrungsfrist dem Verfahren entsprechen bzw. historisch nachvollziehbar angepasst sein.

Die Verfahrensdokumentation besteht in der Regel aus einer allgemeinen Beschreibung und einer technischen Systemdokumentation sowie einer Anwenderdokumentation und einer Betriebsdokumentation.

Die technische Systemdokumentation enthält alle erforderlichen Informationen zur im Verfahren eingesetzten Hard- und Software, Konfigurationen und Berechtigungskonzepten.

Die Anwenderdokumentation erklärt die rechnungslegungsrelevanten Prozesse, das heißt, wie Daten erfasst, erstellt, geprüft, vorbereitet, digitalisiert, abgelegt, archiviert und vernichtet werden. Darüber hinaus regelt die Anwenderdokumentation auch die Verfahren zur Kontrolle und die entsprechenden Verantwortlichkeiten.

In der Betriebsdokumentation sind typischerweise Anweisungen und Dokumentationen zum IT-Betrieb enthalten. In diesem Teil sollten die relevanten, firmenspezifischen Architekturen, Vorgehensweisen, Abhängigkeiten und Einstellungen von IT-Systemen erläutert werden.

Im Zusammenhang mit der befristeten Senkung des Umsatzsteuersatzes vom 1. Juli 2020 bis zum 31. Dezember 2020 von 19 % auf 16 % und von 7 % auf 5 % wurden umfangreiche Eingriffe in die IT-Landschaft notwendig, um die korrekte Abbildung der neuen Gesetzeslage in den verschiedenen buchführungsrelevanten Systemen sicherzustellen. Diese IT-Anpassungen mussten aufgrund der geringen Vorlaufzeit sehr kurzfristig und unter Zeitdruck umgesetzt werden.

Entsprechend den Vorgaben der Finanzverwaltung müssen Änderungen einer Verfahrensdokumentation historisch nachvollziehbar sein. Dem wird genügt, wenn die Änderungen versioniert sind und eine nachvollziehbare Änderungshistorie vorgehalten wird.

Mittlerweile werden die Verfahrensdokumentationen immer öfter im Rahmen von Betriebsprüfungen durch die Finanzverwaltung angefordert. Daher sollten die Verfahrensdokumentationen zeitnah an den Umstellungsprozess im Rahmen der befristeten Senkung des Umsatzsteuersatzes angepasst werden, damit diese für die nächste Betriebsprüfung auf dem aktuellen Stand sind.

Gerne unterstützt Sie Ihr RWT-Ansprechpartner bei der Anpassung der Verfahrensdokumentationen für die buchführungsrelevanten IT-Systeme.

 

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