VAT-Compliance: Digitale Lösung der RWT bei Umsatzsteuer-Identifikationsnummern
In mittelständischen Unternehmen werden täglich eine Vielzahl von Daten erfasst, die Auswirkungen auf die Umsatzsteuer haben. Allerdings können bereits kleine Ungenauigkeiten oder Fehleinstellungen in der Buchhaltung und den damit im Austausch stehenden Datenerfassungssystemen (im Folgenden ERP-System) zu erheblichen umsatzsteuerlichen Risiken führen. Diese Umsatzsteuerrisiken betreffen den gesamten Prozess. Dazu gehört auch die Dokumentation der erforderlichen Voraussetzungen für die Inanspruchnahme von Umsatzsteuerbefreiungen zum Beispiel für innergemeinschaftliche Lieferungen.
Seit dem 1. Januar 2020 ist die Umsatzsteuer-Identifikationsnummer-Prüfung materiell-rechtliche Voraussetzung für die Inanspruchnahme der Umsatzsteuerbefreiung von Lieferungen ins EU-Gebiet. Damit besteht die Steuerfreiheit für eine Lieferung nur, wenn der Käufer im Bestimmungsland umsatzsteuerlich registriert ist, der Lieferant die gültige Umsatzsteuer-Identifikationsnummer richtig aufgezeichnet hat und diese in der Zusammenfassenden Meldung fehlerfrei gemeldet wurde. Ist dies nicht der Fall, entfällt die Steuerfreiheit.
Zur Prüfung von Umsatzsteuer-Identifikationsnummern steht in Deutschland das Portal des Bundeszentralamts für Steuern (BZSt) zur Verfügung. Nach dem jeweiligen Inhalt der Abfrage wird zwischen einfacher und qualifizierter Bestätigungsanfrage unterschieden. Die einfache Abfrage ermöglicht lediglich die Prüfung, ob eine ausländische Umsatzsteuer-Identifikationsnummer zum Zeitpunkt der Anfrage, in dem Mitgliedstaat, der sie erteilt hat, gültig ist. Bei einer qualifizierten Bestätigung wird darüber hinaus abgefragt, ob die vom Anfrager mitgeteilten Angaben zum Firmennamen einschließlich der Rechtsform, und Adresse mit den in der Unternehmerdatei des jeweiligen EU-Mitgliedstaates registrierten Daten übereinstimmen. Zur automatisierten Überprüfung der Gültigkeit einer Vielzahl ausländischer Umsatzsteuer-Identifikationsnummern für innergemeinschaftliche Lieferungen und Leistungen von deutschen Unternehmen bietet das Portal des BZSt eine sogenannte Massendatenschnittstelle als Ergänzung zum Bestätigungsverfahren über das Internetformular (Einzelabfrage) an. Es ist zu berücksichtigen, dass keine Ausdrucke der Abfragen bzw. der Antworten in Papierform mehr möglich sind, es muss zwingend eine digitale Lösung implementiert werden.
Die RWT setzt auf eine eigens entwickelte, browserbasierte Software-Lösung zur Massendatenabfrage beim BZSt – den VATifier by RWT. Die technische Lösung berücksichtigt die verschiedenen Abfragemöglichkeiten beim BZSt und ist in ihrer Handhabung einfach. Der VATifier by RWT steht Mandanten und Interessenten nach individueller Registrierung kostenlos zur Verfügung. Das Hosting-Angebot der RWT berücksichtigt dabei den von der Praxis geforderten Datenschutz und die IT-Sicherheit in vollem Umfang. Der Dienst wird in einem deutschen Rechenzentrum gehostet. Es ist grundsätzlich keine Installation der Applikation auf Seiten des Anwenders notwendig. Datenschutz und Datensicherheit sind bei Nutzung des VATifier by RWT durch verschlüsselte Übertragung (https) sowie durch einen individuell konfigurierten und passwortgeschützten Zugang sichergestellt. Jeder Nutzer erhält nach der Registrierung einen Username, dem ein persönliches Passwort zugeordnet ist.
Der VATifier by RWT beinhaltet folgende Vorteile gegenüber der unmittelbaren Verwendung des BZSt-Portals:
- Massendatenabfrage über XML-RPC-Schnittstelle des BZSt
- Berücksichtigung verschiedener Abfragemöglichkeiten (alternativ statt sukzessiv)
- Geringer bis kein Implementierungs- und Schulungsaufwand
- Leichte Ergänzung in die bestehende Softwarelandschaft
- Sicherstellung der Nachweisführung für erfolgte Abfragen mittels Download der Ergebnisse
- Fehlertoleranz für kleine Abweichungen bei den Firmendaten wird akzeptiert
- Farblich gekennzeichnete Übersicht des Prüfungsstatus
- Detaillierte Fehlerinformation bei ungültiger Umsatzsteuer-Identifikationsnummer oder fehlerhaften Adressen
Für einen reibungslosen Prozess der Umsatzsteuer-Identifikationsnummer-Abfrage ist stets eine transparente steuerliche Datenhaltung und -pflege (Tax Data Management) erforderlich, bei denen digitale Lösungen benötigt werden. Mit dem VATifier by RWT sind Abfragen schnell durchgeführt und können technisch einfach und mit wenig Zeitaufwand in einem Dokumentenmanagementsystem gesichert werden. Auch die Rechtsprechung beschäftigt sich mit diesem Thema. So wurde im Jahr 2020 vom Bundesfinanzhof entschieden, dass die Nichtabfrage der Umsatzsteuer-Identifikationsnummer des Empfängers zeitnah zur ersten innergemeinschaftlichen Lieferung und darauffolgend in regelmäßigen Abständen während der laufenden Lieferbeziehung eine Sorgfaltspflichtverletzung darstellen kann. Was unter regelmäßigen Abständen zu verstehen ist, lässt der Bundesfinanzhof offen.
Es zeigt sich allerdings in der Praxis, dass die zur Verifizierung anstehenden Transaktionen meist Besonderheiten enthalten, die eine abweichende umsatzsteuerlichen Beurteilung im Vergleich zum Standardfall zur Folge haben können. Dabei rücken Fragen der Stammdatenpflege zunehmend in den Fokus: Dies betrifft zum einen die aktuelle Pflege der Adressen. Sollten sich die erfassten Registrierungs-/ Adressdaten als „falsch“ herausstellen, bedeutet dies zusätzlichen Rechercheaufwand. Auch muss die Abbildung komplexer Geschäftsvorfälle in den Stammdaten berücksichtigt werden. Beispiele hierfür sind Lieferungen an ein Unternehmen aber in mehrere Länder oder Lieferungen an Tochterunternehmen innerhalb eines Konzerns, die eine jeweils unterschiedliche steuerliche Behandlung hervorruft. Auch die Einbindung in einen umsatzsteuerlichen Organkreis muss beachtet werden. In diesen Fällen ist steuerlicher Rat gefragt, den die Experten der RWT im Rahmen der Begutachtung von Transaktionen unter Betrachtung der jeweiligen Verhältnisse des Einzelfalls vornehmen.
Es ist darauf hinzuweisen, dass die zuvor dargestellte Umsatzsteuer-Identifikationsnummer-Abfrage nur ein Baustein innerhalb eines wirksamen steuerlichen Umsatzsteuer-Compliance-Management-Systems (VAT Tax CMS) eines Unternehmens darstellt. Dieses VAT Tax CMS ist wiederum eingebettet in ein allgemeines Tax CMS, das die für das jeweilige Unternehmen relevante Steuerarten insgesamt betrachtet und hierfür Maßnahmen und Kontrollen zur Aufdeckung und Vermeidung steuerlicher Risiken bereithält und ausführt. Das notwendige Experten-Know-how zur Implementierung und Weiterentwicklung eines solchen Systems unter Einbeziehung von Workflows, Technologien und Fachwissen ist dabei fester Bestandteil des Dienstleistungsangebots der RWT für Unternehmen.
Ihr RWT-Berater steht gerne für Rückfragen zur Verfügung.
