Prozessoptimierung: Von der Pflicht zur Kür
Pflicht ist für alle Unternehmen seit 2015 die Erstellung einer Verfahrensdokumentation. Dies hat der Gesetzgeber in der GoBD (Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff) für alle Unternehmen festgelegt. Liegen diese nicht vor, kann es im Rahmen von Betriebsprüfungen zu Hinzuschätzungen und Steuernachzahlungen kommen. Die Kür besteht darin, diese leidige und ungeliebte Verpflichtung zu nutzen, um die Prozesse eines Unternehmens nicht nur - wie von der Finanzverwaltung gefordert - abzubilden, sondern in gleichem Arbeitsgang zu optimieren.
Jedes Unternehmen besteht im Grunde genommen aus einer Reihe zusammenhängender Prozesse. Die meisten Arbeitsschritte oder Aufgaben wiederholen sich täglich. Jeder Mitarbeiter weiß, was er in seiner Position zu tun hat. Und genau da kann das Problem liegen. Was, wenn dieser Angestellte plötzlich ausfällt? Wie kann der Stellvertreter dann wissen, was zu tun ist? Oder kann ein Unternehmen wirklich sicher sein, dass die Abfolge für einen Prozess optimal verläuft oder nur aus jahrelanger Gewohnheit so durchgeführt wird? Das sind nur zwei Beispiele, um zu zeigen, wie wichtig eine Prozessdokumentation auch aus strategischer Sicht sein kann. Denn sie gibt einen Überblick darüber und definiert Standards, welche Schritte ausgeführt werden müssen, um eine Aufgabe zu erledigen. Das interne Dokument wird zu einem wichtigen Anhaltspunkt für bestehende aber auch für neue Mitarbeiter und erleichtert die Einarbeitung.
Auch für das externe Umfeld liefert die Prozessdokumentation wertvolle Informationen. Im Falle eines Unternehmensverkaufs bietet das genaue Erfassen von Arbeitsabläufen einen Nachweis für eine professionelle Struktur und Organisation. Outsourcing wird ebenfalls erleichtert, weil Informationen detailliert vorliegen und übermittelt werden können.
Fazit
Eine Prozessdokumentation und damit einhergehend eine Prozessoptimierung können zeitliche und finanzielle Einsparungen für Ihr Unternehmen bringen und zusätzlich werden dadurch die Vorgaben des Finanzamts erfüllt. Auch bieten die Prozessdokumentationen eine Chance Potentiale für die Digitalisierung festzustellen.