Homeoffice 2021: das ist zu beachten

Durch die seit Januar gültige SARS-CoV-2-Arbeitsschutzverordnung (Corona-ArbSchV) ist der Umgang mit Homeoffice-Arbeitsplätzen, der seit Jahren viel diskutiert wird, nochmals stärker in den Fokus gerückt. Deshalb erhalten Sie hier einige wichtige Hinweise zu diesem Thema.

Steuerrechtliche Folgen

Im Rahmen des Jahressteuergesetzes 2020 wurde die Homeoffice-Pauschale eingeführt, um Arbeitnehmer zu entlasten, welche in der Coronakrise aus Gründen des Gesundheitsschutzes ihre Arbeitszeit zu Hause ableisten.

Von der Homeoffice-Pauschale zu unterscheiden ist die steuerliche Berücksichtigung eines häuslichen Arbeitszimmers. Dies kann steuerlich berücksichtigt werden, wenn kein anderer Arbeitsplatz zur Verfügung steht und das häusliche Arbeitszimmer zu mehr als 90 % genutzt wird.

Für den Fall, dass kein häusliches Arbeitszimmer vorliegt oder auf einen Abzug der Aufwendungen für ein solches häusliches Arbeitszimmer verzichtet wird, kann der Mitarbeiter für jeden Kalendertag, an dem er sich ausschließlich im Homeoffice befindet, für seine Tätigkeit einen Betrag von fünf Euro abziehen. Dies ist jedoch auf höchstens 600 Euro jährlich (= 120 Tage) beschränkt. Wenn der Mitarbeiter zunächst in den Betrieb kommt und anschließend im Homeoffice arbeitet, kann die Pauschale nicht beansprucht werden.

Unabhängig von einer Tätigkeit im Homeoffice können Arbeitnehmer eine Werbungskostenpauschale geltend machen, welche 1.000 Euro beträgt, sodass hier keine Einzelbelege dem Finanzamt vorgelegt werden müssen. Die Werbungskostenpauschale wird pauschal bei der Steuerberechnung vom Einkommen für berufsbedingte Ausgaben, wie beispielsweise Fahrtkosten zur Arbeit, Arbeitskleidung, Fachliteratur oder Weiterbildungen abgezogen. Die Homeoffice-Pauschale wird bei der Werbungskostenpauschale berücksichtigt und nicht zusätzlich gewährt. Das heißt, dass die Homeoffice-Pauschale sich erst dann steuerlich auswirkt, wenn die Werbungskostenpauschale von 1.000 Euro überschritten wird, beispielsweise durch mehr berufsbedingte Ausgaben, die geltend gemacht werden können.

Hinweis: Jeder Tag Homeoffice bedeutet aber auch einen Tag weniger im Betrieb, sodass auch die Entfernungspauschale sich verringert.

Datenschutz

Das Arbeiten im Café oder am Ufer eines Sees mag verlockend klingen, ist aber mit dem „Homeoffice“ in den meisten Fällen nicht vereinbar.

Auch der Bereich des Datenschutzes muss beim Homeoffice zwingend beachtet werden. Im Rahmen der zu ergreifenden technischen und organisatorischen Maßnahmen, muss ein Arbeitgeber seine Mitarbeiter auf die Einhaltung der datenschutzrechtlichen Bestimmungen verpflichten. Mitarbeiter sollten darauf hingewiesen werden, dass personenbezogene Daten nicht frei zugänglich „auf dem Küchentisch“ liegen bleiben dürfen, sondern besonders gesichert werden müssen.

Unfallversicherungsschutz

Die Tätigkeit im Homeoffice ist mit einer „regulären“ Tätigkeit im Betrieb vergleichbar, sodass auch zu Hause beim Mitarbeiter ein Versicherungsschutz der gesetzlichen Unfallversicherung besteht, soweit der Arbeit nachgegangen wird.

Beispiel: Der Mitarbeiter A genießt das Homeoffice, da er so endlich die Möglichkeit hat, jeden Morgen Frühstücksfernsehen zu schauen. Auf dem Weg von der Kaffeemaschine zum Sofa stolpert er und bricht sich das Bein. Hier handelt es sich um eine Freizeittätigkeit, sodass kein Unfallversicherungsschutz besteht.

Beschäftigung vor Ort

Wenn kein Homeoffice-Arbeitsplatz eingerichtet werden kann, sind Arbeitgeber laut Corona-ArbSchV verpflichtet, Maßnahmen zu Kontaktreduktion im Betriebe vorzunehmen.

Maßnahmen zur Kontaktreduktion

Folgende Maßnahmen zur Kontaktreduktion sind in der Corona-ArbSchV aufgeführt:

• Arbeitgeber sind verpflichtet, die Gefährdungsbeurteilung hinsichtlich zusätzlich erforderlicher Maßnahmen des betrieblichen Infektionsschutzes zu überprüfen und aktualisieren.
• Arbeitgeber sind verpflichtet, alle geeigneten technischen und organisatorischen Maßnahmen zu treffen, um betriebsbedingte Personalkontakte zu reduzieren. Dazu gehört auch, die gleichzeitige Nutzung von Räumen durch mehrere Personen auf das betriebsnotwendige Minimum zu reduzieren.
• Betriebsbedingte Zusammenkünfte mehrerer Personen sind auf ein Minimum zu reduzieren und nach Möglichkeit durch telefonische oder Online-Meetings zu ersetzen.
  Hinweis: können betriebsbedingte Zusammenkünfte nur persönlich stattfinden, sind Arbeitgeber dazu verpflichtet, durch andere Schutzmaßnahmen einen gleichwertigen Schutz Ihrer Beschäftigten sicherzustellen.
• Arbeitgeber sind verpflichtet, Homeoffice anzubieten.
• Bei einer gleichzeitigen Nutzung von Räumen durch mehrere Personen darf eine Mindestfläche von zehn Quadratmetern pro Person nicht unterschritten werden.
  Hinweis: Ist eine Mindestfläche von zehn Quadratmetern aufgrund der Tätigkeit der Mitarbeiter nicht realisierbar, müssen Arbeitgeber durch andere Schutzmaßnahmen den Schutz Ihrer Beschäftigten sicherstellen.
• In Betrieben mit mehr als zehn Beschäftigten sind diese in möglichst kleinen Arbeitsgruppen einzuteilen. Personenkontakte zwischen den einzelnen Arbeitsgruppen sowie Änderungen der Einteilung sind auf ein Minimum zu reduzieren. Außerdem ist ein zeitversetztes Arbeiten zu ermöglichen.

Mund-Nasen-Schutz

Arbeitgeber sind verpflichtet, Ihren Mitarbeitern medizinische Masken, FFP-Masken oder vergleichbare Atemschutzmasken zur Verfügung zu stellen, sobald eine oder mehrere der aufgeführten Gegebenheiten nicht eingehalten werden:

1. Die gleichzeitige Nutzung von Räumen durch mehrere Personen kann nicht auf das betriebsnotwendige Minimum reduziert werden.

2. Der Mindestabstand von 1,5 Metern kann nicht eingehalten werden.

3. Bei der ausgeführten Tätigkeit ist mit einem erhöhten Aerosolausstoß zu rechnen.

Laut Corona-ArbSchV sind Arbeitnehmer dazu verpflichtet, die vom Arbeitgeber zur Verfügung gestellten Masken zu tragen.

Die SARS-CoV-2-Arbeitsschutzverordnung (Corona-ArbSchV) gilt aktuell vom 27.01.2021 bis 15.03.2021. Ob der zeitliche Anwendungsbereich wie auch bei anderen „Corona-Übergangsregelungen“ verlängert wird, bleibt abzuwarten. Da der Gesetzgeber die „Homeoffice-Frage“ auch unabhängig von der Corona-Pandemie gesetzlich eindeutiger regeln möchte, werden sich Arbeitgeber und Arbeitnehmer auch zukünftig mit diesem Thema auseinandersetzen müssen.

Wenn Arbeitgeber ihren Mitarbeitern die Möglichkeiten von Homeoffice anbieten möchten, bedarf dies einer steuerlichen Begleitung, was insbesondere die Frage von Erstattungen an Mitarbeiter betrifft. Auch das Arbeitsrecht muss sorgfältig betrachtet werden. Sollten Sie hierzu Fragen haben, sprechen Sie uns an.

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