Ablage: Welche Belege Sie aufbewahren müssen und was Sie entsorgen können
Das neue Jahr beginnt häufig mit dem Aufräumen der Ablage. Hier stellt sich dann die Frage, welche Unterlagen aufbewahrt werden müssen und welche entsorgt werden können.
Grundsätzlich beginnt die Aufbewahrungspflicht mit dem Schluss des Kalenderjahres, in das das jeweilige „Ereignis“ fiel. Bei Rechnungen, die Sie im Jahr 2010 erhalten und beglichen haben, begann die Aufbewahrungsfrist folglich mit dem 31.12.2010. Bei einer zehnjährigen Aufbewahrungsfrist können Sie diese Belege nun ab dem 01.01.2021 entsorgen.
Unterlagen wie Bücher und Aufzeichnungen, Inventare, Jahresabschlüsse, Lageberichte, die Eröffnungsbilanz (mit Organisationsunterlagen) und Buchungsbelege unterliegen einer zehnjährigen Aufbewahrungspflicht. Auch bei Zuwendungsbestätigungen müssen Sie zehn Jahre lang ein Doppel aufbewahren.
Hinweis: Beachten Sie, dass die Aufbewahrungsfrist bei Verträgen erst nach dem Ende der Vertragsdauer zu laufen beginnt.
Lohnkonten und Handels- oder Geschäftsbriefe dürfen Sie nach sechs Jahren vernichten. Also können Sie solche Unterlagen aus der Zeit vor dem 01.01.2015 Anfang 2021 entsorgen.
Auch Kontoauszüge sind zehn Jahre aufzubewahren. Ausgenommen sind nur private Kontoauszüge, die Sie aber mindestens drei Jahre lang aufheben sollten. So können Sie im Zweifel beweisen, dass Sie eine Rechnung beglichen haben. Beachten Sie auch, dass elektronisch übermittelte Kontoauszüge aufbewahrungspflichtig sind, weil sie originär digitale Dokumente darstellen.
Besonderheiten gelten hinsichtlich der Speicherung von Unterlagen. Mit Ausnahme der Jahresabschlüsse und der Eröffnungsbilanz, die Sie im Original archivieren müssen, können Sie Unterlagen auch auf Datenträgern speichern. Voraussetzung ist, dass Sie die Grundsätze ordnungsmäßiger Buchführung einhalten und sicherstellen, dass die Daten wiedergegeben werden können. Im Zweifel müssen Sie auf Ihre Kosten diejenigen Hilfsmittel zur Verfügung stellen, die erforderlich sind, um die Unterlagen lesbar zu machen oder Ausdrucke bereitzustellen.
Achten Sie bei der Entsorgung auch auf den Datenschutz! Sofern personenbezogene Daten erkennbar sind, sollten Sie eine professionelle Entsorgung vornehmen, um nicht drastische Bußgelder zu riskieren. Ausnahmen von den Aufbewahrungsfristen gelten, wenn beispielsweise Bescheide noch nicht rechtskräftig sind, weil zum Beispiel Klageverfahren anhängig sind.
Hinweis: Bei der Entscheidung über die Vernichtung von Buchhaltungsunterlagen ist grundsätzlich auch zu prüfen, ob und welche Unterlagen eventuell als Beweise für eine spätere Betriebsprüfung bzw. für ein ggf. noch zu führendes Rechtsmittel – trotz der offiziellen Vernichtungsmöglichkeit – weiterhin aufbewahrt werden sollten.