Strengere Anforderungen für Geschäftsreisen in europäische Länder

Die Entsendung von Mitarbeitern ins Ausland in Verbindung mit internationalen Projekten bringt eine Vielzahl von Herausforderungen mit sich. 

Die Entsendung von Mitarbeitern ins Ausland in Verbindung mit internationalen Projekten bringt eine Vielzahl von Herausforderungen mit sich. Der Umgang mit Steuer- und Sozialversicherungsfragen für die Dauer des Auslandsaufenthaltes ist in Unternehmen fast zum Tagesgeschäft geworden.

Die Richtlinie 96/71/EC des Europäischen Parlaments und des Europäischen Rates vom 16. Dezember 1996 bringt neue Registrierungspflichten für Auslandsaufenthalte bzw. -dienstreisen in vielen Ländern der Europäischen Union und des Europäischen Wirtschaftsraums mit sich (über die A1-Bescheinigung hinaus). In einigen Ländern muss jede Tätigkeit jedes einzelnen Arbeitnehmers vorab gemeldet werden, auch wenn diese an nur einem Tag oder für einige Stunden ausgeübt wird (z.B. eine eintägige Geschäftsreise oder die Teilnahme an einer Messe).

In anderen Ländern gelten diese Verpflichtungen nur für bestimmte Aktivitäten oder eine bestimmte Aufenthaltsdauer. Leider hat jedes Land eigene Regeln, in welchen Fällen, in welcher Form und innerhalb welcher Frist die Entsendung bzw. Dienstreisen von Mitarbeitern zu melden sind. Das spezifische Meldeverfahren und die zuständigen Behörden unterscheiden sich von Land zu Land. Vor jedem geplanten Auslandseinsatz muss daher rechtzeitig für jedes Land gesondert geprüft werden, ob und unter welchen Bedingungen und in welchem Umfang Meldepflichten und damit verbundene weitere Verpflichtungen existieren. Ein Beispiel: Für eine eventuelle Zollkontrolle in Frankreich müssen die Dokumente in französischer Sprache  aufbewahrt und ein Vertreter in Frankreich bestellt werden.

Die Geldbußen bei Verstößen können sich je nach Land auf mehrere Tausend Euro belaufen. Im schlimmsten Fall kann sogar ein Ausschluss vom Markt für mehrere Jahre im jeweiligen Land möglich sein. Es ist bereits vorgekommen, dass Mitarbeiter an der Einreise gehindert wurden und sie nach Deutschland zurückkehren mussten. Auch wurde uns von einer Messe in Frankreich berichtet, deren Eingänge von den Zollbehörden abgeriegelt wurden, um Kontrollen durchzuführen.

Die gestiegenen Anforderungen und die damit verbundenen, auch organisatorischen Herausforderungen stellen Unternehmen vor neue Aufgaben, die täglich zu bewältigen sind.

Michael Rheinbay                                     Claudia Haege
Rechtsanwalt                                             Steuerberaterin
Leitung Arbeitsrecht                                 Leitung Global Mobility Services
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