Firmenwagen: Wie hat ein ordnungsgemäßes Fahrtenbuch auszusehen?

Der sich aus der Privatnutzung eines Firmenwagens durch den Arbeitnehmer ergebende geldwerte Vorteil ist ein Sachbezug und zählt daher zum Arbeitslohn. Für jeden Kalendermonat ist 1% des inländischen Listenpreises zum Zeitpunkt der Erstzulassung zuzüglich der Kosten für Sonderausstattung einschließlich Umsatzsteuer anzusetzen. Alternativ kann die private Nutzung auch mit den auf die Privatfahrten entfallenden Aufwendungen angesetzt werden. Das setzt allerdings voraus, dass die für das Kfz insgesamt entstehenden Aufwendungen durch Belege und das Verhältnis der privaten zu den übrigen Fahrten durch ein ordnungsgemäßes Fahrtenbuch nachgewiesen werden.

Dabei müssen die dem Nachweis des zu versteuernden Privatanteils an der Gesamtfahrleistung dienenden Aufzeichnungen
• eine Gewähr für ihre Vollständigkeit und Richtigkeit bieten und
• mit vertretbarem Aufwand auf ihre materielle Richtigkeit hin überprüfbar sein.

Ein ordnungsgemäßes Fahrtenbuch muss zeitnah und in geschlossener Form geführt werden, um nachträgliche Einfügungen oder Änderungen auszuschließen oder als solche erkennbar zu machen. Hierfür ist neben dem Datum und den Fahrtzielen grundsätzlich auch der jeweils aufgesuchte Kunde oder Geschäftspartner oder - wenn ein solcher nicht vorhanden ist - der konkrete Gegenstand der dienstlichen Verrichtung aufzuführen. Im Fahrtenbuch genügen bloße Ortsangaben allenfalls dann, wenn sich der aufgesuchte Kunde oder Geschäftspartner daraus zweifelsfrei ergibt oder sich dessen Name unter Zuhilfenahme von Unterlagen einfach ermitteln lässt.

Dementsprechend müssen die zu erfassenden Fahrten einschließlich des an ihrem Ende erreichten Gesamtkilometerstands im Fahrtenbuch vollständig und in ihrem fortlaufenden Zusammenhang wiedergegeben werden. Grundsätzlich ist dabei jede einzelne berufliche Verwendung für sich und mit dem jeweils bei Abschluss der Fahrt erreichten Gesamtkilometerstand des Fahrzeugs aufzuzeichnen.

Hinweis: Das Finanzgericht Münster hat diese Grundsätze in einer aktuellen Entscheidung bestätigt. Ein Fahrtenbuch sei nicht ordnungsgemäß geführt, wenn nicht für alle Zeiträume Eintragungen vorhanden und die Fahrtziele und aufgesuchten Kunden nicht hinreichend genau bezeichnet seien.

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